Tutorial : Mengirimkan Sertifikat Otomatis dengan Mail Marge Autocrat (dilengkapi simulasi)

Di masa yang serba daring seperti saat ini, beberapa kegiatan yang memberikan sertifikat tentunya membutuhkan cara pengiriman sertifikat yang efisien dan praktis. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain Seminar Online, Pelatihan Online, Workshop Online dan sebagainya. Bahkan mungkin saja beberapa jenjang pendidikan memberikan Surat Keterangan Kelulusan (SKL) secara daring. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah menggunakan Autocrat. Apa itu Autocrat? Autocrat merupakan salah satu plugin yang tersedia pada Google Speadsheet.

Sebelum memulai untuk mengirimkan sertifikat secara otomatis, berikut beberapa hal yang harus disiapkan:

Akun Google
Daftar email penerima sertifikat
Desain sertifikat dengan nama penerima dikosongkan

Jika ketiga poin di atas telah disiapkan, maka sertifikat telah siap untuk dikirimkan. Berikut beberapa tahapan yang harus dilakukan sampai sertifikat terkirim pada peserta.

1. Siapkan Desain Sertifikat

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan desain sertifikat yang akan digunakan. Desain sertifikat yang digunakan pada artikel ini adalah sebagai berikut:

Template desain tersebut diperoleh dari https://www.canva.com/ serta dapat diunduh Disini

2. Login Akun Google

Setelah desain sertifikat diunduh, tahap selanjutnya adalah login pada akun Google dengan cara klik pada tautan berikut Klik Disini. Setelah login berhasil, selanjutnya terdapat beberapa hal yang harus dilakukan yaitu sebagai berikut:

- Masuk pada Google Drive

Setelah masuk pada akun Google, silahkan akses ke Google Drive.

Setelah masuk pada Google Drive, silahkan buat folder khusus untuk sertifikat yang akan dikirimkan ke peserta, folder tersebut mencakup Folder MASTER dan Folder SERTIFIKAT.

Masuk pada Folder MASTER, silahkan klik New - Google Slides

Kemudian pada halaman Google Slide, drag (geser) desain sertifikat yang diunduh pada slide pertama lalu berikan nama file Master Sertifikat. Atur besar (panjang dan lebar) sertifikat sesuai dengan ukuran slide. Alternatif lain adalah mengatur sertifikat menggunakan Ms. Power Point lalu drag (geser) sertifikat yang telah diatur ke Google Drive kemudian buka file tersebut lalu klik File - Save as Google Slides. Selain itu juga editing dapat dilakukan menggunakan Ms. Word dengan tahapan yang serupa menggunakan Ms. Power Point namun klik File - Save as Google Docs.

Pada lokasi Nomor Sertifikat dan Nama Peserta, sisipkan text box lalu isi dengan ketentuan berikut:

Lokasi Nomor Sertifikat : <<Nomor>>

Lokasi Nama Penerima : <<Nama>>

Setelah Google Slides tersimpan otomatis, maka dilanjutkan pada tahap selanjutnya.

Mohon diingat, tanda << ... >> merupakan lokasi penyisipan data, jika dalam sertifikat maupun dokumen lainnya memiliki beberapa informasi yang harus disisipkan seperti contoh lokasi, waktu, jenis kegiatan dan lainnya, silahkan dilengkapi seperti contoh tersebut. Nama lokasi (<< ... >>) penyisipan informasi harus sesuai dengan data yang dimasukan pada Google Sheets ditahap selanjutnya.

- Masuk pada Google Sheets

Pada tahap selanjutnya, silahkan kembali ke Folder MASTER lalu klik New - Google Sheets

3. Persiapkan Data Penerima Email

Setelah Google Sheets terbuka secara otomatis pada tahap sebelumnya, maka selanjutnya adalah isikan beberapa data penerima sertifikat sesuai ketentuan pada gambar berikut:

Kolom Nomor : berisi nomor sertifikat penerima.

Kolom Nama : berisi nomor nama penerima sertifikat

Kolom Email : berisi alamat email penerima sertifikat

Alamat email penerima sertifikat merupakan salah satu unsur penting. Jika alamat email ini salah maupun kurang tepat maka sertifikat tidak akan sampai ke penerima. Pastikan seluruh data telah sesuai dan benar.

4. Install Plugin Autocrat

Tahap yang paling penting adalah penggunaan dari Plugin Autocrat itu sendiri. Silahkan install Plugin Autocrat pada Google Sheets dengan cara klik Add-ons pilih Get add-ons.

Maka selanjutnya akan diarahkan secara otomatis pada kotak dialog Google Workspace Marketpace. Pada kotak dialog tersebut, silahkan cari add-ons dengan kata kunci Autocrat.

Klik Autocrat lalu pilih dan klik INSTALL.

Setelah proses install selesai maka Autocrat akan otomatis tertautkan pada Google Sheets akun tersebut.

5. Menggunakan Autocrat

Setelah Autocrat berhasil diinstall, tahap selanjutnya adalah menjalankannya. Pada halaman Google Sheets, silahkan klik Add-ons - Autocrat - Open.

Selanjutnya akan diarah pada kotak dialog Autocrat. Pada kotak dialog tersebut klik New Job

Isikan nama Job lalu klik Next

Pada bagian selanjutnya, pengguna diharuskan untuk memilih desain sertifikat yang akan digunakan. Karena desain sertifikat telah disiapkan di akun Google Drive pada poin 2 maka selanjutnya klik From Drive kemudian cari dan pilih desain yang telah disiapkan tadi. Mohon diingat, desain yang digunakan adalah desain yang telah dipindahkan ke Google Slides beserta dengan lokasi Nomor dan Nama lalu klik Next.

Selanjutnya adalah tahap menentukan lokasi-lokasi dalam template yang akan disisipkan beberapa data maupun informasi. Karena dalam sertifikat yang dibuat pada artikel ini hanya memuat Nomor Sertifikat dan Nama Penerima maka hanya terdapat 2 lokasi. Atur sesuai dengan ketentuan berikut:

Selajutnya isikan nama file yang akan dikirimkan beserta jenis file. Pada umumnya, jenis file yang digunakan adalah *.pdf.Pada keterangan bagian File Name, kita dapat membedakan nama untuk file satu dengan yang lain. Sebagai contoh pada kolom File Name akan diisikan :

Sertifikat Pelatihan a.n. <<Nama>>

Maka hasil file yang muncul dan yang akan dikirimkan untuk 10 daftar penerima adalah :

Sertifikat Pelatihan a.n. Mr. A.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mr. B.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mrs. C.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mr. D.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mr. E.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mrs. F.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mr. G.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mr. H.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mrs. I.pdf
Sertifikat Pelatihan a.n. Mr. J.pdf

Setelah File Name dan Type ditentukan selanjutnya klik Next.

Tahap selanjutnya adalah menentukan folder yang digunakan untuk menyimpan file hasil generate sertifikat. Silahkan pilih folder yang telah dibuat pada tahap 2 lalu pilih Folder SERTIFIKAT lalu klik Next.

Tahap 6 dan 7 pada langkah di Autocrat dapat di Skip. Pada tahap 8 di Autocrat, kita diharuskan untuk mengatur template yang akan dikirimkan ke email penerima. Pada artikel ini digunakan template email sebagai berikut tertera pada gambar. Perhatikan, seluruh kode yang tertera <<...>> merupakan lokasi menyisipkan informasi secara otomatis dari data di Google Sheets. Oleh karena itu, modifikasi template email dapat memaksimalkan kode ini untuk memperjelas dan memperindah email yang akan dikirim.

Tahap terakhir yaitu pengaturan Trigger. Terdapat 2 pengaturan yang disediakan yaitu :

Run on Form Trigger : pengaturan ini memungkinkan proses mail merge dan generate sertifikat berjalan jika ada perintah yang masuk dari Google Form. Sebagai ilustrasi adalah "Peserta akan mendapatkan sertifikat otomatis secara instan jika telah mengisi google form yang disediakan".
Run on Time Trigger : pengaturan ini memungkinkan proses mail merge dan generate sertifikat berjalan pada pilihan rentang waktu yang ditentukan.
Manual : selain menggunakan trigger, proses dapat berjalan secara manual dengan klik tombol play. Pilihan tersebut yang akan digunakan pada artikel ini.

Setelah semua selesai di atur, selanjutnya klik Save. Setelah disimpan, untuk menjalankan prosesnya dapat dengan klik tombol play.

Saran : untuk percobaan pertama kali, disarankan menggunakan email pribadi yang lain atau kawan untuk mengecek apakah email sudah sesuai dan file sudah ter gerenarate dengan benar. Caranya adalah mengosongkan dahulu isi Google Sheet lalu mengisikan Email percobaan yang akan dijadikan latihan.

Berikut merupakan hasil email dan file sertifikat yang dikirimkan melalui Autocrat.